Het lijkt zo heerlijk makkelijk. Je vraagt de klant of je het gesprek mag opnemen en na toestemming neem je het hele gesprek op.

Terug op de zaak, laat je de opname vervolgens transcriberen d.w.z. automatisch omzetten naar een tekstdocument en hoppa, je hebt je verslag.

Het klinkt mooi maar het heeft ook een paar risicovolle nadelen!

• De klant zal minder open zijn in het gesprek dan als jij alleen maar aantekeningen maakt. Laat jij het achterste van je tong zien terwijl een opname loopt?
• Als jij aantekeningen maakt, houd je tijdens het schrijven je mond even. Hierdoor komt de klant meer aan het woord.
• De kans is groot dat jij zelf dus te veel aan het woord bent in plaats van dat je de klant laat praten!
• Door de aantekeningen te maken, maak je automatisch een samenvatting van hetgeen de klant zegt en hierdoor ga je de kern begrijpen. Dit blijkt uit een onderzoek van Pam Mueller en Daniel Oppenheimer. Dit begrip mis je nu in het gesprek.
• Door aantekeningen te maken, kan je tussendoor samenvatten en doorvragen (LSD) dat lukt bij een opname niet.
• De opname is tekst die de toon en non-verbale communicatie ontbeert, hierdoor heb je het risico verkeerde conclusies te trekken.
• De klant kan na het gesprek later een vervelend gevoel krijgen omdat jij alle informatie hebt en de klant niet. Je kan dit risico verminderen door de klant het verslag te sturen.Vanwege bovenstaande nadelen hierbij het advies om als je een opname maakt van een gesprek toch ook altijd aantekeningen te maken.Ben je het eens met de nadelen of zie je er zelfs nog meer?